Planejamento de reuniões com sua equipe de forma produtivas:

Para que nós possamos dar continuidade ao modelo planejado de trabalho, é importante ter em mente como elaborar reuniões organizadas e produtivas. Tudo começará com o tipo de reunião (ex.: Reunião de pessoal) e o objetivo (Ex.: Mudanças na comunicação do grupo, estabelecimento de metas e objetivos da empresa), para cada ocasião.

Antes de falar sobre como elaborar uma reunião produtiva, é importante ter em mente que uma reunião mal elaborada pode gerar um excesso de reuniões com o mesmo assunto, e se tornar não apenas improdutiva, como também cansativa, pois toda hora uma novidade irá aparecer. Por que isso acontece? Vamos ver alguns motivos que nos levam a este tipo de situação:

· Por que os pontos relevantes não foram devidamente abordados.

· Nem todos os envolvidos deram seu ponto de vista sobre o assunto. Talvez por não terem sido convidados para a reunião, ou por não se sentirem confortáveis em dar sua opinião na ocasião.

· Falta de organização do tempo. Reuniões com prazos insuficientes podem gerar assuntos pendentes.

Não ter a noção das consequências de se fazer reuniões repetitivas e desnecessárias, como perda de tempo e produtividade.

Já que falamos um pouco sobre as consequências de uma reunião mal elaborada, agora vamos falar sobre os pontos importantes que devemos levar em consideração na hora de planejar uma reunião produtiva.

1) Que tipo de reunião você vai fazer?

· Reunião de pessoal.

· Reunião Individual.

· Reunião de RH, e/ou processo seletivo.

· Reunião de conselho.

· Reunião com o setor comercial.

· Reunião de negócios.

· Reunião de comitês.

· Reunião rápida, inesperada.

Não importa o tipo de reunião, cada uma tem sua peculiaridade. Leve em conta alguns pré requisitos, principalmente levando em conta assuntos da reunião anterior, para atualizar o feed de noticias de toda a equipe em questão.

Elabore uma pauta com os assuntos relevantes. O foco estará no objetivo da reunião. Ao estabelecer o objetivo, a pauta ficará mais visível aos olhos de toda a equipe, principalmente a sua.

Alinhe com os pares interessantes, para os assuntos que serão abordados, para que saibam que precisarão levar dados e compartilhar informações durante a reunião. Uma forma interessante de estimular a participação de pessoas interessantes para a pauta, é compartilha-la com os demais participantes, antes da sua realização, para que os interessados possam solicitar minutos na fala.

Estabeleça um tempo máximo para cada ponto da reunião, assim, você não ultrapassará o tempo da reunião e criará um limite para conversas fora da pauta e evite distrações ou desvio de assuntos.

Coloque o celular no modo avião, ou deixe os parelhos com uma pessoa que vai ficar de fora da reunião, para o caso de alguma emergência. Isso se a reunião for longa e o seu cargo for de muita relevância (ex.: Contato direto com áreas de risco e/ou alta gerencia). Neste caso vale o bom senso de cada um em respeitar regras e ambientes.

Quando você estabelece prazos para falas de assuntos da pauta, você automaticamente estabelece um prazo para a reunião num todo. O que te mantém numa zona de planejamento da sua agenda diária e semanal, ou seja, você segue o fluxo do seu dia, sem atrasar outros compromissos seguintes e assim, fecha a sua agenda de forma produtiva.

Ata de reunião. Para a maior parte dos casos, ela não precisa ser nada formal, cheia de pré-requisitos formais e burocráticos, mas precisa ter as anotações sobre os assuntos abordados e assim o registro das questões abordadas tanto para os pontos que foram comunicados e esclarecidos, quanto para os que ficaram pendentes. Esta ata poderá ser a abertura da reunião seguinte e fechamento da atual. A assinatura dos participantes da reunião na ata (que é uma pratica ainda posta em ação por algumas empresas), fará com que cada participante se sinta importante e comprometido com os assuntos relacionados a ela, portanto analise a viabilidade dessas assinaturas no momento final ou início da próxima reunião, se ela for uma reunião cotidiana.

Os profissionais mais organizados já têm uma rotina de reuniões periódicas pré estabelecidas tanto para solicitações quanto para entregas de trabalhos, assim como outros assuntos relevantes, como por exemplo: apresentação de metas periódicas, apresentação de resultados, e daí por diante.

A qualidade dessas reuniões não se dará pelo potencial de oratória do apresentador, mas sim do seu domínio técnica e segurança do trabalho que executa ao apresentar o conteúdo de forma clara, objetiva e com dados completos.

Ao começar a colocar essas dicas em prática, outros importantes surgirão no decorrer da sua jornada com reuniões. Cada empresa e cada profissional tem o seu jeito de organizar e executar suas tarefas diárias, a questão aqui, é tratar da forma como cada um irá se adequar a um modelo mais produtivo do que o já praticado.

Se tudo se encaixar dentro de um planejamento, a produção terá resultados extraordinários, afinal tempo é dinheiro e bom resultados são modo econômico de desgastes, portanto seja produtivo e tenha sucesso em suas reuniões.